Algemene voorwaarden Melinda Terna
Artikel 1 - Toepassingsgebied
Alle rechtsverhoudingen tussen Melinda Terna, met vestigingsadres te Louizastraat 29, 2000 Antwerpen, België, ondernemings- en btw-nummer 0713.732.631, met website www.melindaterna.com, en e-mailadres info@melindaterna.com (verder genaamd ‘Melinda’) en de klant worden beheerst door onderhavige algemene voorwaarden.
Melinda is een virtueel administratief en technisch assistente en biedt deze diensten aan als zelfstandig dienstverlener.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan Melinda indien zij deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van het gepersonaliseerde aanbod. In geval van conflict tussen de bepalingen van het gepersonaliseerde aanbod en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen van het gepersonaliseerde aanbod voorrang.
Voor zover de klant algemene voorwaarden voor haar leveranciers of dienstverleners heeft, worden zij in ieder geval uitgesloten.
Melinda behoudt zich het recht voor onderhavige algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal slechts op reeds lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden door de klant worden aanvaard. Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst op 22 maart 2022 geüpdatet
Artikel 2 - Het gepersonaliseerde aanbod
Het gepersonaliseerde aanbod van Melinda is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij Melinda en is slechts geldig ten aanzien van de (rechts)persoon/personen aan wie het gepersonaliseerde aanbod gericht is. Het gepersonaliseerde aanbod heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat in het gepersonaliseerde aanbod zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van veertien (14) kalenderdagen na datum van het gepersonaliseerde aanbod. Melinda heeft vóór de aanvaarding van het gepersonaliseerde aanbod door de klant het recht om fouten in het gepersonaliseerde aanbod recht te zetten of het gepersonaliseerde aanbod in te trekken. Het gepersonaliseerde aanbod is gebaseerd op de gegevens die de klant heeft verstrekt.
Het aanbod enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk ingevolge een wijziging van de opdracht door de klant, door onvoorziene omstandigheden of enige andere reden. Meerwerk gebeurt dus desgevallend en indien aanvaard door Melinda aan een meerkost die eventueel reeds expliciet in het gepersonaliseerde aanbod is bepaald.
Artikel 3 - Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt pas tot stand na schriftelijke bevestiging van Melinda aangaande de ontvangst van de aanvaarding van het gepersonaliseerde aanbod door de klant. De eigenlijke startdatum staat vermeld in het gepersonaliseerde aanbod wanneer de startdatum niet zou samenvallen met de totstandkoming van de overeenkomst. Melinda zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien ook het eventueel gevraagde voorschot is betaald op de bankrekening van Melinda.
Eventuele aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na schriftelijke bevestiging hiervan door Melinda. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje.
Door zijn aanvaarding erkent de klant volledig geïnformeerd te zijn over alle aspecten van de diensten.
Artikel 4 - Verwerking van persoonsgegevens en klantenreferentie
De klant geeft Melinda de toestemming om diens gegevens op te nemen in haar klantenbestand. Melinda streeft ernaar persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de toepasselijke privacy wetgeving. Melinda verwijst dienaangaande naar haar privacybeleid, dewelke via de website www.meldindaterna.com kan worden geconsulteerd en geacht wordt integraal deel uit te maken van deze algemene voorwaarden. Het privacybeleid kan ook steeds op eerste verzoek worden bekomen. Wanneer Melinda persoonsgegevens zou verwerken namens de klant, zullen de verwerkersvoorwaarden in bijlage van toepassing worden.
De klant geeft aan Melinda de toestemming om diens handelstekens, zoals naam en logo, te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten. De klant kan hier te allen tijde schriftelijk protest tegen uitbrengen (enkel per e-mail), waarna de vermelding onmiddellijk en definitief wordt verwijderd.
Artikel 5 - Annulatie
Indien de klant na zijn aanvaarding een specifieke opdracht of een opdracht van bepaalde duur geheel of gedeeltelijk annuleert, zal dit geen afbreuk doen aan zijn betalingsverplichtingen voor de reeds gepresteerde uren en zal in ieder geval steeds minimaal 25% van de vooropgestelde vergoeding voor de opdracht gefactureerd worden, behoudens indien deze terugtrekking gerechtvaardigd is ingevolge deze algemene voorwaarden en/of dwingende wettelijke bepalingen. De klant dient alsdan de vooropgestelde vergoeding alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit verplichtingen die Melinda reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht te vergoeden, onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade.
In geval van een overeenkomst van onbepaalde duur kunnen beide partijen de overeenkomst opzeggen mits het respecteren van een opzegtermijn van één (1) maand, tenzij anders overeengekomen. De opzegtermijn begint te lopen op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de opzeg werd gegeven.
Uitstel zal beschouwd worden als een annulatie.
De opzeg zal aan de andere partij te kennen gegeven worden door middel van een e-mail.
Artikel 6 - Uitvoeringstermijnen zijn indicatief
Uitvoeringstermijnen zijn indicatief, tenzij anders afgesproken. Een levering na een eerder vermelde levertermijn kan niet door de klant worden geweigerd en kan geen aanleiding geven tot enige schadevergoeding. Wijzigingen in de opdracht hebben automatisch tot gevolg dat eventuele afgesproken uitvoeringstermijnen vervallen.
Artikel 7 - Uitvoering als zelfstandig dienstverlener
Melinda verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen en met de vereiste zorg uit te voeren. Melinda kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor fouten, tekortkomingen of overtredingen die zouden begaan zijn voor haar tussenkomst. Partijen zijn geen exclusiviteit overeengekomen.
Als zelfstandig dienstverlener is Melinda volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten. Melinda zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen. Melinda is geen werknemer van de klant, maar Melinda zal de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de klant respecteren.
De klant verbindt zich ertoe het werk van Melinda, periodiek en zoals overeengekomen tussen partijen, op te volgen. Zo nodig dient de klant tijdig aangepaste algemene instructies te geven. Het indienen van klachten heeft evenwel geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichting.
Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen Melinda en de klant, dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk instrument om hen toe te laten de diensten overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen Melinda en de klant.
Partijen bevestigen uitdrukkelijk dat deze vrijheid en onafhankelijkheid essentiële voorwaarden uitmaken van hun samenwerking, bij gebreke waaraan zij deze overeenkomst niet zouden sluiten.
Artikel 8 - Gebruik van online tools
Melinda kan de klant online tools voorstellen en implementeren. Gelet op de ruime keuze van online tools, is het evenwel de verantwoordelijkheid van de klant om de keuze voor de relevante tool te maken en de gebruikersvoorwaarden dienaangaande na te gaan en goed te keuren alvorens Melinda opdracht tot implementatie te geven. Melinda kan geenszins aangesproken worden voor het bijhouden van updates, noch voor andere wijzigingen van de online tools. Het is dus de verantwoordelijkheid van de klant om de online tool verder op te volgen na implementatie, dan wel Melinda uitdrukkelijk te vragen naar de status/implementatie van updates etc. van de online tool. Melinda kan geenszins verantwoordelijk gesteld worden voor automatische wijzigingen van de online tool en de gevolgen dienaangaande.
De prijsbepaling in het gepersonaliseerde aanbod heeft enkel betrekking op de diensten en geenszins op de kostprijs van de online tools die steeds ten laste van de klant valt en die voldaan dient te zijn door de klant alvorens Melinda kan/zal overgaan tot implementatie.
Artikel 9 - Verlof
Beide partijen erkennen dat de andere partij onbeschikbaar kan zijn ingevolge verlof. De klant verbindt er zich toe om de nodige voorbereidingen te treffen teneinde de onderbreking in het geven van algemene richtlijnen zo veel als mogelijk op te vangen tijdens haar verlofperiode. Gelet op het feit dat Melinda een kleine onderneming is, zal Melinda over het algemeen niet genoodzaakt zijn om de gevraagde prestaties uit te voeren tijdens haar verlof, maar partijen kunnen wel te goeder trouw de voor deze periode origineel overeengekomen deadlines en de omvang van werk herbespreken.
Artikel 10 - Samenwerking met derden
Melinda kan niet aansprakelijk gesteld worden voor handelingen van of nalatigheid door enige derde, ook niet wanneer zij deze derde partijen heeft voorgedragen. Deze derden werken niet in onderaanneming van Melinda en Melinda kan aldus geenszins verplicht worden om enige betaling aan desbetreffende derden te doen.
Melinda kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de klant nodig is.
Artikel 11 - Vertrouwelijkheid
Partijen respecteren de principiële vertrouwelijkheid van de informatie die als vertrouwelijk werd bestempeld of redelijkerwijze als vertrouwelijk moet worden beschouwd en partijen zullen de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de diensten. Deze verplichting tot geheimhouding geldt niet voor informatie waarvan kan worden bewezen dat:
- deze al in het bezit was van de partij die ze openbaar maakt op het moment dat ze de informatie van de andere partij kreeg; of
- dat de betrokken informatie publieke kennis is of geworden is, of
- dat die informatie verkregen werd van een derde partij die geen verplichting tot geheimhouding had.
Wanneer Melinda voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers, worden onderaannemers ook verplicht om de vertrouwelijkheid te respecteren. Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan.
De confidentialiteitsclausule heeft uitwerking tijdens de gehele duur van de overeenkomst, alsook tot 5 jaar nadat de overeenkomst werd beëindigd.
Artikel 12 - Medewerking van de klant
Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht(en) te kunnen garanderen verwacht Melinda van de klant een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek. Melinda kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de klant de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de klant. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie. Ook is Melinda alsdan steeds gerechtigd deze overeenkomst/haar prestaties op te schorten.
Artikel 13 - Plaats van uitvoering
Behoudens andersluidende overeenkomst, zullen de werkzaamheden uitgevoerd worden vanuit een locatie naar keuze van Melinda.
Indien in het kader van de opdracht werkzaamheden worden verricht op kantoor van de klant of op een door hem aangewezen locatie, zorgt de klant voor een adequate werkruimte in lijn met de reguliere richtlijnen en in redelijkheid gewenste en benodigde faciliteiten en dit zonder dat hiervoor kosten aan Melinda kunnen worden doorgerekend.
Artikel 14 - Handover-regeling
In geval Melinda bepaalde werkzaamheden moet overdragen aan de klant of een door de klant aangeduide derde, zullen deze prestaties ook vergoed worden.
Artikel 15 - Meerdere contactpersonen
Indien de klant meerdere contactpersonen heeft, is Melinda gerechtigd op instructie van één van die personen te handelen, tenzij anders overeengekomen.
Artikel 16 - Onmiddellijke beëindiging
Melinda behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de overeenkomst, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk ogenblik, zonder ingebrekestelling, zonder opzeggingstermijn of schadevergoeding op te schorten of te ontbinden indien er redenen zijn die de professionele samenwerking verhinderen zoals:
– schending door de klant van diens verplichtingen vermeld in onderhavige algemene voorwaarden en/of het gepersonaliseerde aanbod of enige andere overeenkomst tussen partijen;
– belangenconflict;
– indien de klant Melinda zou verzoeken haar integriteit of aansprakelijkheid in het gedrang te brengen;
– ingevolge faillissement, overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de klant, dan wel wanneer de klant afstand doet van alle of een belangrijk deel van haar activa.
Bovendien kunnen er zich situaties van force majeure (overmacht) voordoen. De volgende situaties zullen in ieder geval als een force majeure situatie te beschouwen zijn: elektronische panne, telecommunicatiestoornissen, natuurrampen, brand, oorlog, ziekte van Melinda Terna of haar medewerkers, epidemie. Melinda kan niet aansprakelijk worden gehouden voor vertragingen of gebrekkige prestaties ingevolge deze overmachtsituaties.
De opschorting of ontbinding op basis van voorgaande gronden zal schriftelijk door Melinda worden medegedeeld.
De ontbinding brengt de opeisbaarheid mee van alle facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en alsook alle toegestane betalingsvoorwaarden vervallen. De klant zal bij beëindiging door zijn toedoen Melinda alsdan steeds de vooropgestelde vergoeding betalen, alsmede gemaakte en nog te maken kosten voortvloeiende uit de verplichtingen die Melinda reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht, onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade.
Artikel 17 - Intellectuele eigendom
Melinda zal de intellectuele eigendomsrechten van de werken van de klant respecteren. Melinda zal het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, dan wel haar gebruiksrechten, op alle door haar opgemaakte documenten en materialen, waaronder ook teksten, tekeningen, presentaties en notities behouden en dit ongeacht of hiervoor aan de klant kosten werden in rekening gebracht. De klant aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen. De klant kan slechts bijkomende rechten bekomen mits een schriftelijke overeenkomst die de overdracht van de rechten of het toekennen van een ruimere licentie regelt. Zonder uitdrukkelijke toestemming van Melinda kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt. Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. Elk werk dat door Melinda ontwikkeld wordt, dient enkel en alleen voor gebruik van de klant. De klant is eveneens verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden ingevolge diens toedoen.
In geval de klant zelf materiaal aanreikt, zoals teksten of foto’s, garandeert de klant dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij Melinda hiervoor zal vrijwaren.
Melinda behoudt zich het recht voor de naar de klant doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, zo nodig geanonimiseerd.
Artikel 18 - Betalingen
Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO, exclusief BTW en andere taksen en eventuele andere bijkomende kosten. Onder bijkomende kosten vallen onder meer verplaatsingskosten, kosten voor overzeese telefoongesprekken. De kilometervergoeding zal worden aangerekend van het vestigingsadres van Melinda naar de plaats van uitvoering en terug.
Melinda behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan.
De vergoeding zal gefactureerd worden zoals bepaald in het gepersonaliseerde aanbod. De facturen van Melinda zijn integraal betaalbaar op de zetel van Melinda via het rekeningnummer van Melinda vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen de veertien (14) dagen na de factuurdatum.
De klant zal instaan voor de wisselkoerskosten en kosten verbonden aan internationale overschrijvingen (indien van toepassing).
Facturen kunnen enkel schriftelijk per e-mail worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de acht (8) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien Melinda geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de klant.
In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur.
Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan 8% van het openstaande bedrag.
Onverminderd het voorgaande behoudt Melinda zich het recht voor een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van de onbetaalde bedragen, met een absoluut minimum van tweehonderd vijftig euro (€ 250,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade.
Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn en vervallen alle toegestane betalingsvoorwaarden.
Artikel 19 - Klachten en Aansprakelijkheid
De verbintenis is in hoofde van Melinda is een middelenverbintenis. Melinda doet dus haar uiterste best om de prestaties correct uit te voeren. Toch kan het voorvallen dat het eens fout loopt.
Klanten dienen de prestaties in ieder geval binnen de week na levering te bekijken om na te gaan of het geleverde op het eerste zicht overeenstemt met diens verwachtingen en met de door hem verschafte informatie. Bij ontdekking van fouten zal de klant de klachten zo spoedig mogelijk schriftelijk rapporteren aan Melinda en in ieder geval binnen de veertien (14) dagen na de ontdekking ervan en, voor zover toegelaten overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen, vervalt iedere vordering bij gebreke aan indiening van klacht binnen deze termijn.
De aansprakelijkheid van Melinda, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot het bedrag waarvoor de aansprakelijkheidsverzekeraar van Melinda tussenkomt, met inbegrip van het eigen risico dat Melinda desgevallend draagt ingevolge desbetreffende aansprakelijkheidsverzekering(en). Indien om welke reden ook de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, zal de aansprakelijkheid van Melinda beperkt zijn tot drie (3) maal het factuurbedrag van de factuur die betrekking heeft op de betrokken opdracht.
Melinda zal in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden.
Melinda sluit haar aansprakelijkheid geenszins uit voor fraude, bedrieglijk opzet, grove nalatigheid of wanneer de vigerende wettelijke bepalingen een voormelde beperking of uitsluiting niet zouden toelaten.
Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van Melinda in elk geval indien de vordering in rechte niet is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden.
Indien Melinda wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van Melinda en een derde en/of de klant, zal Melinda ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van Melinda zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de klant.
De klant zal Melinda vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge zijn fout.
Artikel 20 - Niet-afwerving
De klant verbindt zich er zich toe om gedurende de duurtijd van deze overeenkomst en gedurende een periode van twaalf (12) maanden na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van derden, op gelijk welke wijze of vorm, een (voormalig) werknemer of (voormalig) onderaannemer van Melinda af te (laten) werven, mee samen te werken voor gelijke of gelijkaardige opdrachten of dergelijke personen aan te sporen of er toe te bewegen om aan minder gunstige voorwaarden samen te werken met Melinda. Partijen bevestigen uitdrukkelijk dat, in geval zou komen vast te staan dat deze beperking niet is toegestaan door de toepasselijke wetgeving of rechtspraak, deze beperking niet geacht zal worden nietig of ongeldig te zijn, maar dat ze beperkt zal worden tot zover maximaal toegelaten.
Artikel 21 - Slotbepalingen
De klant kan zijn overeenkomst of een deel ervan niet overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Melinda.
Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij.
De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de klant en Melinda, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.
Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen Melinda en de klant. Alle geschillen tussen Melinda en de klant behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar Melinda haar vestigingsadres heeft.